Punya Standard Operating Procedure (SOP) tapi hanya sekedar “ganjalan pintu” dan tidak pernah diterapkan? Anda harus awasi bisnis 24 jam karena tidak ada Standard Operating Procedure (SOP) yang berjalan? Baca rahasia membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang pasti berjalan di bisnis ini!
Yang penting punya
Kenapa banyak Standard Operating Procedure (SOP) yang tidak jalan di bisnis?
Karena Standard Operating Procedure (SOP) hanya jadi “ganjalan pintu” semata. Apa maksudnya?
Standard Operating Procedure (SOP) dibuat hanya sekedar formalitas tanpa ada perencanaan dan penyusunan yang matang, asal-asalan saja, karena tidak mengetahui cara praktis dalam membuatnya.
Bisa juga karena pebisnis membuat Standard Operating Procedure (SOP) dengan 100% meniru bisnis lain. Padahal bisnisnya berbeda dan memiliki keunikan sendiri yang tidak bisa dipukul rata dengan Standard Operating Procedure (SOP) bisnis yang ia tiru.
Standard Operating Procedure (SOP) adalah salah satu syarat agar bisnis memiliki sistem yang berjalan. Standard Operating Procedure (SOP) berfungsi untuk mengatur mekanisme kerja antar divisi agar tidak tumpah tindih dan ada komunikasi yang jelas.
Tak jarang pebisnis menganggap remeh dan berasumsi yang penting ia punya Standard Operating Procedure (SOP). Padahal jika Standard Operating Procedure (SOP) dibuat dan diterapkan dengan benar maka akan berdampak sangat siginifikan di bisnis.
Rahasia membuat Standard Operating Procedure (SOP)
Tanpa pebisnis ketahui Standard Operating Procedure (SOP) yang berjalan akan memberikan business flow yang lancar sehingga pebisnis tidak harus berada dalam bisnis selama 24 jam.
Standard Operating Procedure (SOP) yang berjalan adalah langkah awal untuk membawa bisnis yang AUTO-PILOT. Lalu bagaimana rahasia membuat Standard Operating Procedure (SOP)?
Coach Yohanes G. Pauly yang merupakan World’s Top Certified Business Coach mengatakan ada 4 langkah rahasia yang harus dilakukan oleh pebisnis untuk membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang praktis dan bisa jalan di day-to-day bisnis:
Fokus dari yang paling penting
Langkah pertama adalah harus dimulai dari team yang paling membutuhkan. Pebisnis harus menentukan prioritas utama dalam membuat Standard Operating Procedure (SOP).
“Bisa saja ada divisitertentu yang belum urgent untuk dibuat Standard Operating Procedure (SOP), jadi pebisnis harus fokus dulu ke divisiyang lebih membutuhkan. Namun bukan berarti divisi yang belum urgent tidak akan dibuatkan ya. Semua divisiharus dibuatkan namun tentu pebisnis harus melihat skala prioritas juga.” jelas Coach Yohanes G. Pauly.
Pebisnis harus bisa menentukan skala prioritas. Misalnya jika divisi sales dan divisi finance lebih membutuhkan Standard Operating Procedure (SOP) dibandingkan divisi operations, maka pebisnis harus mendahulukan divisi sales dan divisi finance.
Buat langkah demi langkah
Kesalahan yang sering dilakukan oleh pebisnis saat membuat Standard Operating Procedure (SOP) adalah hanya membuat poin-poin besar saja dan tidak membuat dengan rinci, sehingga karyawantidak paham bahkan bisa saja salah saat menjalankannya.
Oleh karena itu pebisnis harus membuat dengan rinci, detail langkah demi langkah yang harus dilakukan serta bahasa yang mudah untuk dipahamai oleh karyawan.
Standard Operating Procedure (SOP) yang tidak rinci ini akan mengakibatkan kerancuan informasi sehingga karyawanmenganggap apa yang mereka lakukan telah benar padahal sebenarnya jauh dibawah harapan pebisnis.
Jika pebisnis membuat Standard Operating Procedure (SOP) dengan detail dan rinci, akan ketahuan bahwa dimana kekurangan dan kesalahan masing-masing karyawandalam bekerja.
Lakukan role-play lagi, lagi, dan lagi
Apakah setelah membuat Standard Operating Procedure (SOP) yang rinci dengan langkah demi langkah maka otomatis Standard Operating Procedure (SOP) sudah berhasil?
Tentu saja belum! Pekerjaan terbesar lain yang harus dilakukan oleh pebisnis adalah memastikan bahwa Standard Operating Procedure (SOP) dieksekusi dengan tepat.
“Ini rahasianya kesuksesan Standard Operating Procedure (SOP) yaitu dengan melakukan role-play. Team harus berulang kali melakukan role-play sampai benar-benar hapal dan melakukan pekerjaan sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP).” jelas Coach Yohanes G. Pauly.
Founder dan Master Coach di GRATYO® Practical Business Coaching ini menjelaskan bahwa role-play tak hanya dilakukan satu kali saja, namun berkali-kali hingga karyawanhapal dan benar-benar menerapkannya saat bekerja.
Baca juga:
- Mau bikin business plan? Calon entrepreneur wajib baca ini!
- Seminar bisnis yang wajib diikuti pebisnis!
Selalu kaizen dan upgrade
Tentunya seiring berjalannya waktu ada beberapa Standard Operating Procedure (SOP) yang tidak lagi sesuai karena perubahan yang terjadi di internal bisnis.
Oleh karena itu pebisnis harus melakukan kaizen dan upgrade jika ada Standard Operating Procedure (SOP) yang kurang tepat atau tidak lagi relate untuk diterapkan di bisnis.